Wie die Digitalisierung den Vereinsalltag vereinfacht

Der „eingetragene Verein“ blickt in Deutschland auf eine lange Geschichte zurück. Die Strukturen sind häufig noch klassisch organisiert, aber auch hier hält die Digitalisierung Einzug. Ein wachsender Organisationsaufwand, wachsende Anforderungen des modernen Datenschutzes und zahlreiche Aufgaben außerhalb des sportlichen Bereichs stellen die Vereine vor immer größere Herausforderungen. Inzwischen gibt es jedoch Verschiedene digitaler Hilfsmittel, die es Teams ermöglichen schneller, einfacher und moderner zu agieren.

Digitalisierung im Vereinsleben
„Wer kommt zum Training?“ – diese Frage gehört im Amateurbereich sicherlich zu einer der meistformulierten, etwa in WhatsApp-Gruppen von Sportvereinen. Tatsache ist: Durch moderne Kanäle wie Email und Handy-Nachrichten hat sich die Kommunikation zwischen Vereinsmitgliedern enorm verändert. Die Absprache wird flexibler und schneller und vor allem werden darin enthaltene Informationen für Nachzügler aufbewahrt. Besonders für Trainer ist dies interessant. Vorbei sind die Zeiten, in denen Spieler kurz vor dem Lauftraining plötzlich nicht mehr erreichbar sind.

Als spezialisierte Werkzeuge für die Planung und Koordinierung unter Mitgliedern gibt es inzwischen auch praktische Apps für das Smartphone. Von erfahrenen Profis entworfen, erleichtern diese die Organisation von Teams und sorgen für unproblematische Abläufe. Dank zahlreicher Features wie Kaderlisten, einem synchronisierten Kalender mit Erinnerungsfunktion, Aufstellungen, Statistiken, Gruppenchats mit Push-Nachrichten und vielem mehr, stellen diese Programme eine praktische Unterstützung für Sportvereine dar. Zudem gestalten sie den Alltag als Teammitglied interaktiver und dynamischer und fördern den Austausch innerhalb des Teams.

Verwaltungsaufwand digital bewältigen
Einen mindestens ebenso großen Einfluss haben digitale Lösungen auf Seiten der Verwaltung von Vereinen. Schon in kleinen, gemeinnützigen Clubs fallen viele administrative Arbeiten an, deren Aufwand häufig unterschätzt wird. Zudem werden häufig auch schon im Amateurfußball Prämien und andere "Aufwandsentschädigungen" gezahlt, so dass ein entsprechendes Finanzmanagement notwendig wird. Gepaart mit vielfältigen Aufgabenbereichen wie der Mitgliederverwaltung, Kassenführung oder auch Bestandslisten werden Verwaltungsaufgaben schnell kosten- und zeitintensiv. Mit modernen Softwarelösungen kann diese Last verringert werden. Vereine sollten daher die Umstellung auf digitale Strukturen nicht scheuen. So können moderne Programme zur Unternehmenssteuerung auch für gemeinnützige Clubs von großem Nutzen sein. Viele Aufgabenbereiche, die in ähnlicher Form auch bei Vereinen anfallen, können damit erleichtert und effektiv bearbeitet werden:

• Mitgliederverwaltung: Listen von Mitgliedern, Zu- und Abgänge: Alle im Verein engagierten Personen und ihre Funktionen und Stammdaten verwalten.
• Finanzen: In Form einer professionellen Buchführung werden Mitgliederbeiträge, Gehälter, Ausgaben, Spenden und Rechnungen automatisiert und dokumentiert.
• Planung: Durchführung von Veranstaltungen, Verteilung der Aufgabenbereiche und Definition der Ziele. Termine werden im Programm festgehalten und können auf Knopfdruck an alle Mitglieder kommuniziert werden.
• Vereinfachte Koordination: Alle Personen, die in der Verwaltung tätig sind, können die zentralisiert gespeicherten Informationen stets abrufen und abgleichen. So sind immer alle auf dem aktuellsten Stand.
• Controlling: Automatische Aufstellung von Statistiken aus den vorliegenden Kennzahlen helfen, die langfristige Entwicklung des Vereins zu dokumentieren.
• Absicherung: Vor allem in Zeiten, in denen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei der Bearbeitung personenbezogener Daten berücksichtigt werden muss, sichert eine qualifizierte Verwaltungssoftware die korrekte Handhabung.
  
  

Unabhängig von der Größe des Vereins sind solche Verwaltungsprogramme eine gute Option. Zwar fallen dafür in der Regel Kosten an, jedoch können durch die effizientere Bearbeitung letztendlich Zeit und Kosten eingespart werden. Zudem sind viele Programme dieser Art in Form monatliche Abonnements erhältlich, so dass sich die finanziellen Aufwendungen für die Anschaffung in Grenzen halten. Da entsprechende Software heute vorzugsweise „in der Cloud“ liegt und über einen Browser abgerufen und gesteuert wird, entfällt der Aufwand für Updates und Verwaltung. Je nach Anbieter sind die Daten aus den Programmen auch über das Smartphone oder Tablet abrufbar.


Online erreichbar sein – dann klappt’s auch mit der Jugendarbeit. Wer moderne Kanäle nutzt, hat heutzutage bessere Chancen, Mitglieder zu werben. © luvmybry / pixabay.com (CC0 1.0)

Mit digitalen Hilfsmitteln mehr Zeit für die Leidenschaft
Das Engagement in der Gemeinschaft hat für gewöhnlich die persönliche Leidenschaft für ein Thema oder eine Tätigkeit zur Grundlage. Die notwendigen Verwaltungsaufgaben im Verein sind da ein notwendiges Übel. Vereine, die hier mit der Zeit gehen und auf digitalen Lösungen setzen, ermöglichen es den Mitgliedern, mehr Zeit in die eigentlichen Tätigkeitsfelder zu investieren. Natürlich sind auch digitale Auftritte wie Webseite, Präsenzen von Vereinen auf Plattformen wie Facebook, Twitter und anderen Social-Media-Kanälen oder ein Blog wichtige Aspekte, die nicht vernachlässigt werden sollten. Besonders die Aufgaben der Mitgliedergewinnung und Öffentlichkeitsarbeit findet mehr und mehr im Internet statt, so dass der Betreuung der einzelnen Medien im Sinne des Vereins eine stetig wachsende Bedeutung zukommt.

Quelle Titelbild: © flooy / pixabay.com (CC0 1.0)